Institucionalización de la Calidad

El modelo de institucionalización de la calidad, que presento,  muestra, en términos simples, lo que debería evidenciarse cuando las Instituciones de Educación Superior (IES) planean institucionalizar un sistema de aseguramiento de la calidad, independiente del modelo teórico al cual adscriban finalmente. De hecho, la institucionalización de la calidad es un proceso, eminentemente cultural, en el cual una organización evoluciona hacia un sistema de aseguramiento de la calidad e integra, formal y filosóficamente, su estructura y funcionalidad.

Figura 1. Modelo de Institucionalización de la Calidad

Fuente: Basado en propuesta de Silimpert et at. (2002)

Las cuatro fases que presento se basan en el análisis de la experiencia de cómo las IES en diversos países se encaminan, desde su cultura organizacional hacia la formalización de un sistema de aseguramiento de la calidad.

En este contexto, el primer indicio en materia de aseguramiento de la calidad es, como se observa, la pre-toma de conciencia inicial existente en la organización, la cual podemos describir como la capacidad de algunos de sus miembros para darse cuenta de la necesidad de mejorar ciertos procesos institucionales. Este hecho se evidencia desde las prácticas profesionales, las conversaciones informales, los enfoques personales que emergen espontáneamente en reuniones de equipo,  y la capacidad propositiva e innovadora que demuestran en su desempeño. También se evidencia en la necesidad de compartir permanentemente información, experiencias y prácticas. En otras palabras, en esta fase se observan esfuerzos aislados por mejorar algunas partes de los procesos institucionales.  Por tanto, se trata más bien de acciones esporádicas, individuales, y muchas veces informales que de intervenciones deliberadas y formales de aseguramiento de la calidad, pero que ayudan significativamente a crear un ambiente propicio para iniciar procesos de calidad más formales.

La fase de toma de conciencia es el primer paso en la ruta hacia la institucionalización de un sistema de aseguramiento de la calidad; a diferencia de la fase de pre-toma de conciencia, se caracteriza por acciones realizadas por tomadores de decisiones, es decir, directivos superiores, quienes son capaces de darse cuenta de la necesidad de mejorar la calidad y de la posibilidad de llevar a cabo acciones más deliberadas y sistemáticas. Esta fase resulta del análisis de datos e información, que dada su posición, estos agentes integrantes manejan de manera privilegiada. También podría manifestarse en discusiones formales sobre la necesidad de prestar atención más sistemática a ciertos procesos institucionales. Durante esta fase podrían producirse en estos agentes sentimientos de insatisfacción con el estado actual de la organización e incapacidad de generar mejoras inmediatas.

La fase experiencial se caracteriza porque la IES comienza a implementar un sistema de aseguramiento de la calidad a pequeña escala, probando diversos enfoques para así aprender de la experiencia, y desarrollar evidencia (resultados documentados) sobre los procesos mejorados. En este sentido, se subentiende que la experiencia organizacional conduce necesariamente al mejoramiento de la calidad de los procesos institucionales. Al final de esta fase, se evidencia suficiente aprendizaje organizacional para que la IES pase a la fase de expansión. Indicadores de esta fase son la disposición de la organización a realizar mejoras formales incrementales,  a través de asesoría interna y externa, el apoyo que brinda a las iniciativas formales de mejoramiento, y su decisión de desarrollar una estrategia organizacional más formal en materia de aseguramiento de la calidad.

Por su parte, la fase de expansión se caracteriza por un énfasis en la implementación de actividades de aseguramiento de la calidad. Esta fase no se trata sólo del escalonamiento de actividades que hayan tenido resultados positivos en la organización. Muy por el contrario, se trata de la expansión estratégica de la implementación de acciones de aseguramiento de la calidad, basada en el conocimiento y la experiencia que se han ganada en las fases previas. Esta expansión puede ser geográfica (cobertura de sedes), pero también pueden ser acciones en términos de actividades de aseguramiento de la calidad dentro de la organización (unidades, departamentos, etc.) o en bien en los tipos de eventos institucionales que se hayan abordado (por ejemplo, intervención curricular, círculos de calidad, talleres DACUM, etc.).

La línea entre la fase de expansión y la fase de consolidación es muy fina. A modo ilustrativo, mientras se emprenden estrategias de expansión es probable que se precipiten otros procesos asociados, tales como análisis y coordinación. Por tanto, durante la fase de consolidación, se está simultáneamente fortaleciendo las actividades de mejoramiento existentes y transformándolas en operaciones institucionales estandarizadas en concordancia con la misión institucional.

Finalmente, luego de haber cumplido con las fases descritas, la IES llega a su madurez institucional, la cual podemos describir como un estado en que las iniciativas de aseguramiento de la calidad se integran formal y filosóficamente en la estructura y funcionamiento de la organización. Con dicha madurez, el aseguramiento de la calidad se ha instalado como cultura y, por tanto, como parte integral de las operaciones diarias de la organización, en todos sus niveles. Así, los valores institucionales, el liderazgo, las políticas institucionales, y los recursos refuerzan la cultura filosófica y práctica de la calidad.